La DAFAC (Direction Administrative et Financière - Agence Comptable) a pour mission d'assurer la gestion budgétaire, comptable de la RTM et l'ensemble des flux.
Elle intègre les Départements Comptables, Pilotage et Contrôle de Gestion, Trésorerie, Caisse – billettique, Facturation ainsi que les entités des Achats Marchés et Approvisionnements, Affaires Juridiques et Assurances, Gestion du Siège et le Data Protection Officer.
Finalité du poste
Au sein du Département Commande Publique, vous avez pour mission principale d'assurer les tâches courantes auxquelles est soumise l'équipe de juristes avec laquelle vous travaillez en étroite collaboration.
Le département de la Commande Publique a pour principales missions :
- De participer à l'élaboration de la politique d'achat de la RTM et à sa mise en œuvre en lien étroit avec le département Achats, Approvisionnements et Magasins
- D'assurer les fonctions de conseil auprès des directions, des départements et pôles (clients internes) dans le pilotage de leurs activités d'achats (de la planification des projets d'achats, jusqu'au suivi fournisseur)
- De prendre en compte les exigences d'efficacité économique, technique et de développement durable des projets d'achat tout en sécurisant juridiquement le projet d'achat
- D'assurer la passation des marchés publics principalement et de conseiller sur leur exécution
Description des missions
Rattaché(e) à la responsable Commande Publique, vos missions sont :
* La gestion des activités liées à la passation des marchés :
- Assurer l'avancement des dossiers de passation des marchés conduits par les juristes : rédaction et dépôt des courriers associés concernant les candidatures et les offres ; tri et transmission des courriers reçus associés ; élaboration et envoi des dossiers en préfecture ; notification des marchés ; archivage des procédures physique et dématérialisées des marchés associés
- Etre force de proposition et d'anticipation sur les documents produits par les juristes en vue de leur préparation (analyse, courriers de compléments de candidatures, etc.)
- Diriger les demandes des clients internes et des prestataires auprès des bons interlocuteurs du département
- Contribuer au suivi administratif des procédures, notamment au travers des outils métiers
* La gestion des activités liées à l'exécution du marché :
- Assurer l'analyse et la vérification des actes de sous-traitance sous contrôle du juriste
- Assurer sa notification et son archivage
- Assurer le suivi administratif de validation des avenants et modifications du contrats
* Gestion du suivi fournisseur
- Assurer le suivi de l'ensembles des documents nécessaires à l'exécution tels que les attestations fiscales, sociales et assuranciels via l'outil dédié
- Relancer les fournisseurs et rédiger les courriers appropriés
* Gestion des données marchés à publier
- Assurer la publication des avis d'attribution et données essentielles des marchés sur les outils dédiés dans les délais réglementaires
- Etablir un guide de saisie et le mettre à jour
A terme, vous pourrez assister les Juristes dans leurs missions d'analyse des candidatures, de rédaction de pièces administratives, …
Formation et Expérience
• Vous possédez impérativement 3 ans d’expérience en assistanat administratif ;
• La connaissance des procédures marchés publics est souhaitée ;
• Rigueur dans le recueil et le traitement des données ;
• Savoir gérer et prioriser les urgences ;
• Adaptabilité et empathie ;
• Qualités relationnelles pour assurer l’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes !
Connaissances techniques
• La parfaite maîtrise du Pack Office est indispensable ;
• Fortes capacités rédactionnelles ;
